Useat yritykset ja organisaatiot käyttävät sosiaalista mediaa viestintävälineenä. Suurissa organisaatioissa voi olla nimetty henkilöstö, joka vastaa yrityksen viestinnästä somessa. Organisaatiot ovat myös voineet rajoittaa somen käyttöä niin, ettei muu yksittäinen yrityksen yksikkö saa perustaa omaa profiilia someen, vaan kaikki viestintä tapahtuu yhden lähteen kautta. Tämä saattaa hidastaa viestien välittymistä, mutta käytännöllä on varmasti tarkoituksensa, esimerkiksi tietosuoja-asiat.

 

Henkilöstön, joka käyttää työssään sosiaalisia verkkotyökaluja, tulee huomioida mitä voi työnantajan nimissä somessa julkaista. Esimerkiksi asiakkaiden nimiä ei voi useinkaan julkaisuihin laittaa ja myös jos organisaatio haluaa kertoa jonkin tarinan/tapahtuman, tulee huomioida se, onko tarinan/tapahtuman henkilöt tunnistettavissa, vaikka nimiä ei olisikaan kerrottu. Joskus näkee julkaisujen perässä maininnan, että tarina oli kuvitteellinen, mutta kerätty tosielämän tapahtumista (esimerkiksi poliisin/terveydenhuollon viestintä). Myös positiivisissa kertomuksissa on hyvä tarkistaa asianosaisten henkilöiden suostumus tarinan julkaisuun, vaikkei nimiä mainittaisikaan.

 

Tietosuojan näkökulmasta varmasti myös työnantajan on hyvä tietää, kuka yrityksen somekanavia käyttää ja kenellä kaikilla on sinne tunnukset. Käyttäjän on hyvä olla tietoinen myös erilaisista haittaohjelmista ja vastaavista, joita voi tulla ja jotka voivat tehdä suurtakin tuhoa yrityksen somekanavilla. Yksityisten somekanavilla lähetettyjen viestien sisältöön tulee kiinnittää huomiota eikä niissä tulisi lähettää mitään arkaluontoista tai asiakastietoja paljastavaa sisältöä. Myös käyttäjätunnuksien ja salasanojen tulisi olla muita kuin samoja, joita käytetään organisaation omiin ohjelmiin.

 

Yritykset ovat aktiivisia somessa ja julkaisevat yhä enemmän tietoa toiminnastaan. Mitä hyötyä tästä on? Mielestäni avoimuus lisää yrityksen luotettavuutta. Avoimuudella voidaan myös hälventää mahdollisesti syntyneitä huhupuheita. Uskon myös avoimuuden vaikkapa yrityksen kriisitilanteessa vähentävän syntyvää kohua. Kun toiminnasta ja tapahtumista on ajoissa faktatietoa saatavilla, yleisö voi pysyä rauhallisempana. Tietenkin avoimuutta ja sen hyötyjä pohtiessa voidaan miettiä myös sitä, onko avoimuus ja läpinäkyvyys oikeasti sitä vai voidaanko siinäkin vääristellä totuutta ja valehdella yleisölle.

 

Voisiko henkilökohtaisten tietojen jakamisesta olla jotain hyötyä työyhteisölle. Varmasti personoitua tekstiä on miellyttävä lukea ja se tuo tekstin lähemmäksi lukijaa. Lisäksi henkilötietoa jakamalla erilaiset mainostavat tahot voivat kohdentaa erilaisia mainoksia/tuotelahjoja henkilölle, joka voi tarkoittaa esimerkiksi tuotenäytteiden saamista tms. Eli erilaiset markkinoijat voivat kohdentaa mainontaansa paremmin. Henkilötietojen julkaisu voi viedä ihmistä myös uralla eteenpäin ja esimerkiksi toinen työnantaja voi somen avulla tarjota työtä. Jos henkilökohtaiset tiedot päätyvät vääriin käsiin, on riskinä tietojen linkittäminen sivuille ja asioihin, joista asianosainen ei välttämättä ole ollenkaan tietoinen. Henkilötiedot voivat päätyä myös erilaisille mainos- ja postituslistoille, jonne asianosaisella ei ole minkäänlaista halukkuutta.

 

https://keskustelu.suomi24.fi/t/15293154/tietosuoja-ja-rikosten-julkaisu#comment-94104763